Jak pracować mądrzej, a dzięki temu krócej? Jak szybciej wykonywać zadania? Te pytania nurtują wielu ludzi. Nurtowały i mnie, więc postanowiłam się przyjrzeć temu tematowi. Przepytałam wiele osób, przejrzałam wiele materiałów, po czym zrobiłam listę najlepszych praktyk. Masz więc pewność, że są sprawdzone, nie tylko przeze mnie, ale również przez wiele innych osób, od których je zaczerpnęłam.
W wielkim skrócie:
Musisz zadbać nie tylko o odpowiednie środowisko pracy, ale również o ogólny dobrostan Twojego organizmu.
Dzięki temu zapewnisz sobie dwie bardzo ważne rzeczy:
1. skupienie podczas wykonywania pracy –> szybsze jej wykonywanie –> więcej czasu na inne, ważne dla Ciebie rzeczy.
2. dobre samopoczucie i zdrowie –> co przełoży się na lepsze relacje z najbliższym otoczeniem. Mam tu na myśli nie tylko najbliższą rodzinę i przyjaciół, ale również klientów i współpracowników.
Ten wpis podzieliłam na dwie części. Pierwsza część to zmiany, które warto wprowadzić w swoim życiu, by być bardziej produktywną, a druga to technologie, które wspierają produktywność.
Zmiany w życiu, konieczne do wprowadzenia
1. Ruszaj się!
Na powietrzu lub w domu. Zwykły spacer to też forma ruchu. Rób przerwy w pracy, podczas których ruszaj się. Kilka przysiadów lub szybki marsz to już coś. ?Wiesz, że dzięki ruchowi Twój mózg pracuje o wiele lepiej? Człowiek nie jest stworzony do siedzącego trybu życia. Dlatego najlepiej działamy w ruchu. Jeśli masz możliwość, pracuj na stojąco – przy podwyższonym biurku. Niektóre osoby idą jeszcze dalej i pracują przy wysokim biurku chodząc na bieżni. Ja nie mam jednak tak komfortowych warunków w swoim home office – aktualnie pracuję przy kuchennym stole. Ale jeśli będę miała możliwości na pewno wypróbuję opcję z podwyższonym biurkiem oraz opcję z bieżnią.
Ale wracając do sedna: ruch wspiera pracę mózgu, dzięki czemu możesz się lepiej skupić na zadaniu, co prowadzi do tego, że wykonujesz je szybciej. A oprócz tego dbasz o zdrowie i swoją sylwetkę!
2. Odżywiaj się zdrowo
Myślisz sobie pewnie teraz: „Łatwo powiedzieć. Ciężko mi znaleźć czas na cokolwiek, a tym bardziej na zdrowe odżywianie..”. Jednak mimo wszystko nie jest to takie trudne, jak może się wydawać na pierwszy rzut oka. Sekret tkwi w wyrobieniu sobie odpowiednich nawyków. Zacznij od 1-2 zdrowych posiłków dziennie.
Kup na lokalnym bazarku świeże owoce i warzywa, suszone owoce, ciemny chleb, orzechy – z tego możesz skomponować 2 proste, szybkie i smaczne posiłki dziennie. Pozwól sobie na przyzwyczajenie się do tego – niech to będzie ewolucja Twojego żywienia, a nie rewolucja! Twój organizm odwdzięczy Ci się za to bardzo szybko!
Więcej na temat zdrowego odżywiania i ruchu znajdziesz tu:
✅ Powrót do formy po ciąży - zadbaj o te 5 rzeczy
3. Znajdź czas na odpoczynek
Nie narzucaj sobie zbyt wielu obowiązków. To nie ma sensu – przeciążony organizm trudniej mobilizuje się do pracy, gorzej przetwarza informacje, pracuje, uczy się.
✅ Równowaga w życiu i pracy - jak ją znaleźć?
4. Wysypiaj się
Sama mam z tym czasem problem, bo akurat wciągnęłam się w bardzo ciekawą książkę lub oglądam kolejny odcinek fajnego serialu. Jednak warto zdawać sobie sprawę z konsekwencji takiego zarywania nocy – następnego dnia masz obniżoną koncentrację, mniej cierpliwości, a przy dłuższym niedoborze snu zaczyna Ci spadać odporność.
5. Nie stresuj się
Co Ci może w tym pomóc? Np. codzienne poranne medytacje. Jeśli potrzebujesz wsparcia technologicznego przy medytacji, są różne fajne apki, np. Headspace. Jak znaleźć czas na medytację? Możesz na przykład wstawać wcześniej. Wcześniejsze wstawanie jesienną porą brzmi Tobie strasznie? Mi też, dlatego zainteresowałam się ideą Klubu 555 i powoli wcielam ją w życie.
6. Małe przyjemności
Staraj się czerpać radość z małych przyjemności. Niby taki banał, a wielu ludzi o tym zapomina. Jakiś czas temu, gdy miałam trudny czas w swoim życiu też o tym zapomniałam. Dlatego warto o tym przypominać i pamiętać! 🙂
7. Akceptacja – wdzięczność – uważność
Bądź dla siebie dobra, akceptuj się taką jaką jesteś, pozwalaj sobie na błędy. Bądź wdzięczna. Życie czasem potrafi dać w kość. Mimo, że staramy się podejmować najlepsze w danej chwili decyzje, to na wiele rzeczy nie mamy żadnego wpływu. Nie zadręczaj się tym. Spróbuj skierować swoją uwagę na te kwestie, na które masz wpływ.
Narzędzia wpływające na produktywność
Po angielsku „zwracać uwagę” to pay attention, czyli dosłownie „płacić uwagą”. Jest to trafna metafora; mamy do dyspozycji ograniczony budżet uwagi, który możemy rozdzielić między różne zadania, a kiedy budżet zostaje przekroczony, zadanie kończy się niepowodzeniem.
– Daniel Kahneman, „Pułapki myślenia”
1.Wyłącz WSZYSTKIE powiadomienia na swoim smartfonie
Aktualnie mamy masę aplikacji w swoich telefonach. Każda z nich domyślnie może nam wysyłać powiadomienia. Gdy słyszymy przychodzące powiadomienie, wybijamy się z rytmu pracy. Jeśli spędzamy czas z dzieckiem, odrywamy się od tego, zamiast skupić się na interakcji z latoroślą.
Wyłączając wszystkie powiadomienia, będziesz mogła skupić się na rzeczach na prawdę ważnych. Wiem, że chcesz zostać w kontakcie ze światem – to jest jak najbardziej ok. Powiem Ci jak ja to łączę: rano i wieczorem przeznaczam sobie jakiś czas, by odpisać wszystkim, którzy do mnie napisali na komunikatorach albo wysłali maila. A jeśli mają do mnie coś pilnego – na pewno zadzwonią.
2. Zrób listę zadań
Korzystaj z Nozbe lub Todoist. Uwielbiam działać wg listy zadań – taka już jestem.
Jeśli i Ty to lubisz lub potrzebujesz wprowadzić do swojego życia porządek i przewidywalność polecam Ci dwie apki na smartfona: Nozbe (płatna) i Todoist (bezpłatna). Najpierw używałam Todoist, która się świetnie sprawdzała przy mniejszej ilości zadań, a aktualnie używam Nozbe, która jest bardziej rozbudowana i pozwala na dodawanie projektów, które grupują zadania. Dostęp do obu aplikacji jest możliwy również z poziomu przeglądarki.
3. Monitoruj swój czas pracy
Za pomocą jednej z wielu apek. Ja korzystam z Pomodone i na prawdę polecam. Przyda się przede wszystkim różnym freelancerom lub mamom posiadającym własną działalność.
Za jej pomocą możesz zmierzyć ile czasu zajmuje Ci każde zadanie, a na koniec dnia, tygodnia lub miesiąca możesz zobaczyć jak wygląda realizacja Twoich zadań pod kątem czasu. To też świetne pole do optymalizacji czasu pracy. Pomodone można zintegrować z Nozbe, Todoist i masą innych apek.
4. Słuchaj podkastów
Co to jest podkast? Jest to plik dźwiękowy udostępniony przez kanał RSS. Innymi słowy, jest to audycja radiowa dostępna na żądanie (coś takiego jak VOD, z tym że to sam dźwięk). Możemy jej słuchać w dowolnym miejscu i czasie. Potrzebujesz tylko słuchawek oraz urządzenia przenośnego z aplikacją do słuchania podkastów. Aplikacji jest wiele: iTunes, Stitcher, Google Podcast, Podcast Addict. Ja używam Google Podcast.
Słuchanie podkastów zrewolucjonizowało moje postrzeganie czasu. Wcześniej myślałam, że na zdobywanie nowej wiedzy mam tak strasznie mało czasu. Ale słuchając podkastów mogę ją zdobywać podczas wykonywania innych zajęć – jazdy samochodem, robienia zakupów, gotowania obiadu, sprzątania, jazdy na rowerze. Tak na prawdę możliwości słuchania podkastów są nieograniczone! Jeśli masz mało czasu i chcesz go wykorzystać na maksa, spróbuj podkastów.
5. Przetestuj tryb skupienia (czytania) na smartfonie
Jest to tryb, który możesz włączyć rozwijając górne menu i dotykając opcji oznaczonej „tryb skupienia” lub „tryb czytania” (na moim LG jest to „tryb czytania”). Co taki tryb daje? Gdy jest on włączony, większość aplikacji, które rozpraszają uwagę typu Facebook, Instagram, Pinterest, Messenger, Tik Tok itp są wyłączone. Włączone są natomiast podstawowe, np. połączenia telefoniczne i odbieranie smsów, aplikacje bankowe, czytniki książek itp. W ustawieniach możesz sama ustawić, które aplikacje będą wyłączone w tym trybie, a które włączone.
6. Przydatne wtyczki
Wszystkie działają na przeglądarce Chrome.
Czy Ty też tak masz, że wchodzisz na fejsa lub You Tube „tylko na 5 min”, a kończy się scrollowaniem i oglądaniem przez o wieeele dłuższy czas? Ja tak miałam dopóki nie zainstalowałam sobie poniższych świetnych wtyczek.
a) Wtyczka StayFocused
Za jej pomocą możesz zablokować konkretne strony, które odciągają Cię od pracy. Możesz określić czas przez jaki konkretne strony będą zablokowane.
b) Wtyczka Kill news feed
Wtyczka blokuje widoczność news feed’a na Facebooku. To jest tylko tyle i aż tyle! Reszta funkcjonalności Facebooka pozostaje bez zmiany: możesz pisać wiadomości, sprawdzać powiadomienia itp.
c) Wtyczka Block the youtube feed
Wtyczka blokuje pasek z rekomendowanymi filmami na YouTube. Możesz więc oglądać pojedyncze filmy, jednak wszystkie rekomendacje kolejnych filmów są wyłączone.
d) Wtyczka Go fucking work
Wpisujesz na listę strony, które wtyczka ma zablokować, określasz czas, przez który mają być zablokowane – wszystko można ustawić z łatwością:
A gdy wchodzisz na jedną z nich pokazuje Ci się taki widok 😂
7. Jeśli korzystasz z Messengera pracując na komputerze…
Otwieraj go przez stronę messenger.com, a nie przez główną stronę Facebooka. Wiele razy miałam sytuację, kiedy chciałam do kogoś wysłać wiadomość przez Messengera, wchodziłam w tym celu na Fb i „wsiąkałam” w przeglądanie news feeda. Ty też tak miałaś? 😉 Z tym da się walczyć 😀
8. Jeden projekt naraz
My kobiety jesteśmy mistrzyniami multitaskingu. I rzeczywiście ewolucja sprawiła, że świetnie ogarniamy wiele rzeczy na raz. To jest nasz niezaprzeczalny atut i powinnyśmy być z niego dumne! Zwłaszcza w naszych czasach, kiedy trzeba robić wiele rzeczy w tym samym czasie. Jednak są to najczęściej czynności, które szybko wchodzą w nawyk i nie wymagają zbyt dużego skupienia, jak np. jednoczesne gotowanie zupy i ogarnianie dziecka lub mało wymagające zadania w pracy. Natomiast zadania bardziej złożone, wymagające większego skupienia, warto robić samodzielnie, bez dodatkowych dystraktorów w postaci innych projektów/ zadań. Wtedy jesteś w stanie maksymalnie skupić się na danym zadaniu i zrobić je w możliwie jak najkrótszym czasie. Im szybciej wykonasz swoją pracę, tym więcej czasu masz na relaks, sport, rodzinę itp.
Jakiś czas temu uczestniczyłam w świetnym webinarze Bartka Popiela na temat produktywności. Przytaczał on wyniki badania hamerykańskich naukowców, którzy dowiedli, że długotrwałe (około pół roku do roku czasu) zajmowanie się wieloma projektami na raz obniża nasz poziom IQ o 10 punktów. Niestety nie doszukałam się źródła tych badań, ale nawet jeśli jest w nim tylko cząstka prawdy – to daje do myślenia.
Nie bierz na siebie zbyt wiele
Abstrahując od możliwej obniżki naszego IQ, jest jeszcze inna kwestia wynikająca z pracy nad wieloma projektami na raz. Kwestia, której nikt nie podważa – spadek efektywności. Gdy bierzesz na siebie zbyt wiele, nie jesteś w stanie skupić się w 100% na każdym z zadań/ projektów, przez co nie są one zrobione tak dobrze, jak byś tego chciała. Nie idź więc tą drogą. Skup się na jednym wymagającym zadaniu/projekcie i zrób go najlepiej jak potrafisz!
Nie chcę żebyś po przeczytaniu tego wpisu myślała, że zjadłam wszystkie rozumy, bo tak nie jest. Ja ciągle się uczę i im więcej wiem, tym bardziej zdaję sobie sprawę z tego, że jeszcze mało wiem. Jednak powyższe triki sprawdziłam na własnej skórze i wiem, że działają. Jeśli mi nie wierzysz, wypróbuj je i przekonaj się sama 🙃
Życzę Ci dużo zdrowia, wytrwałości i siły. Niech moc będzie z Tobą! 💪
Sylwia
PS: Chcesz dostawać moje artykuły prosto na swoją skrzynkę mailową? Zapisz się do mojego newslettera – gwarantuję dużo wartości, bez zbędnego tracenia czasu.
